Utilize este identificador para referenciar este registo: http://hdl.handle.net/10451/10161
Título: Desenvolvimento de um plano de classificação funcional para instituições de ensino
Autor: Gaiato, Susana Helena Corraleira
Orientador: Alberto, Paulo Farmhouse
António, Rafael
Palavras-chave: Escolas
Gestão documental
Classificação
Arquivística
Trabalho de projecto de mestrado - 2013
Data de Defesa: 2012
Resumo: Este trabalho na forma de projeto pretende desenvolver um Plano de Classificação Funcional para as instituições de ensino, procurando aplicar através de um trabalho prático a classificação neste tipo de instituições, demonstrando a necessidade de controlar o ciclo de vida documental e permitir uma eficaz e racional gestão das massas documentais acumuladas. A evolução dos sistemas informáticos e a sua, cada vez maior, importância nas organizações implica uma abordagem que tenha em conta futuras necessidades de comunicação entre diferentes sistemas. Por isso, foram seguidos os princípios da especificação MoReq2010 para incluir uma descrição baseada no serviço de registo de documentos e no modelo de metadados que garanta uma classificação universal, independentemente do sistema de gestão documental utilizado, permita uma transparente migração de dados e uma organização documental que cumpra com as necessidades dos organismos. O desenvolvimento da MEF – Macroestrutura Funcional, uma estrutura semântica criada para a classificação da documentação produzida pelos organismos da Administração Central do Estado é, também, outra forma de garantia da interoperabilidade, conduzindo a metodologia deste trabalho numa perspetiva uniformizadora, reforçando a necessidade da construção de um modelo de classificação adaptável às diferentes instituições de ensino que, como organismos públicos ou privados de âmbito local, têm relações com a administração central. A criação de um plano de classificação funcional para instituições de ensino que se aproxime da estrutura definida pela MEF, que assegure a interoperabilidade da informação, a equivalência semântica, desde o momento de produção dos documentos em concordância com as funções que os originam e determine o seu ciclo de vida, poderá ser útil para este tipo de instituições, que o poderão adotar e adaptar, possibilitando a comunicação entre os diversos sistemas informáticos, garantindo que os documentos trocados sejam compreendidos por todos os serviços e organismos e evitando a acumulação de massas documentais.
Abstract: This work, in the form of a project, seeks to develop a Functional Classification Plan for educational institutions, in order to apply a classification of this kind of institution through a practical work. This work will reflect the need to control the documental life cycle and allow an effective and rational management of the accumulated documental masses. The evolution of computer systems and their increasing relevance in the organizations implies an approach that focuses on the future needs of communication between different systems. For this reason, the principles of specification MoReq2010 were followed to include a description based on the document registration service and the metadata model, which can guarantee a universal classification, regardless of the documental management system used, allowing a transparent migration of data and a documental organization that fulfills the needs of the organisms. The development of the FMS – Functional Macrostructure, a semantic structure created to classify the documentation produced by organisms of Central State Administration, is also another way of assuring interoperability leading the methodology of this work to a unifying perspective and reinforcing the need to create a classification model adaptable to different educational institutions, which have connections with the Central Administration, as local private or public organisms do. The creation of a Functional Classification Plan for educational institutions that is close to the structure defined by FMS, that assures the interoperability of the information, the semantic equivalence in the moment of creating the documents in accordance with their functions and that determines its cycle of life, may be useful for this type of institutions, which could adopt and adapt it, allowing the communication between different computer systems, guaranteeing that exchanged documents are understood by all services and organisms and, finally, avoiding documental masses accumulation.
Descrição: Trabalho de projecto de mestrado, Ciências da Documentação e Informação, Universidade de Lisboa, Faculdade de Letras, 2013
URI: http://hdl.handle.net/10451/10161
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