Abordagem ao sistema de gestão documental dos Serviços Sociais da Câmara Municipal de Lisboa

Abstract

Partindo de uma investigação orgânica e funcional preliminar do estudo de caso desenvolvido nos Serviços Sociais da Câmara Municipal de Lisboa, apresentam-se, sob uma perspectiva sistémica, os diferentes contextos em que se situa e caracteriza o sistema de informação da instituição, conforme advogado pela ISO 15489: 2001 (NP 4438-1-2: 2005). Na sequência do estudo sobre a macroestrutura, focaliza-se a investigação ao nível da política arquivística praticada e do património documental produzido, procedendo-se a uma análise minuciosa das unidades orgânicas com responsabilidades funcionais pela administração do sistema de gestão de informação da instituição. A recolha de dados assegurada pela investigação preliminar permite a obtenção de um conhecimento profundo da missão, visão, estratégia, objectivos, funções, actividades e transacções da organização, concretizados pelas relações estabelecidas entre os documentos, através da abordagem por processos de negócio, unidade arquivística predilecta para a gestão da informação. A condução do estudo supramencionado, acrescido da avaliação do(s) sistema(s) de informação existente(s), permitem a concepção e desenvolvimento de um modelo representativo e ajustado à gestão contínua dos processos que veiculam na organização. O estudo de caso, não prevendo a implementação do sistema integrado de gestão documental, tratando-se antes, de um ponto de partida ponderado, pressupõe um desenvolvimento prático subsequente, transversal à organização, assente na vontade dos decisores de topo na implementação de uma política arquivística efectiva de apoio à gestão contínua dos documentos. Para o efeito, resultado de uma observação participante sobre o funcionamento e a estrutura organizacional, os circuitos informacionais, a classificação e a avaliação de processos, são apresentadas propostas de intervenção, materializadas em sugestões e em ferramentas de gestão documental normalizadas, como organigramas, fluxogramas e um plano de classificação com a tabela de selecção associada para a gestão dos processos da área funcional dos Recursos Humanos.

ABSTRACT Starting from an organic and functional preliminary research developed in a Social Services Department of Lisbon’s City Hall, we present, under a systemic perspective, the different contexts of the institution’s information system, according to ISO 15489: 2001 (NP 4438-1-2: 2005). After a close study of the institution’s macrostructure, the focus of the research is placed on the archival policies adopted and on the resulting documental heritage, while proceeding to a thorough analysis of the organic units with functional responsibilities for the management of the institution information system. The data gathering granted by the previous research, allows to obtain a deep knowledge of the mission, vision, strategy, goals, functions, activities and transactions of the institution, materialized by the connections established between records, based on business processes – an approach suitable for record management. The development of the study, as well as the assessment of the existing system(s), allows the conception of a representative model, adapted to a continuum management of the process’s fluxes within the institution. The main goal of the present case study consists in creating a baseline towards the implementation of a record management integrated system, which requires a subsequent development, transversal to the whole institution, and sponsored by the executive board of the organization, for the effective implementation of an administration policy to support the record’s management continuum. For such purpose, and as a result of a participative observation of the institution’s functioning and structure, the information’s channel, classification and the processes’ appraisal, some intervention measure proposals are presented, as well as the use of standard records management tools, such as organization chart, flowcharts, a file classification plan with a selection table connected to it, for the process’s management of the Human resources functional area.