A gestão de documentos de arquivo electónicos: o Moreq2 e os modelos de gestão documental

Abstract

A mudança observada nos últimos anos no paradigma de produção documental trouxe novos desafios aos profissionais de arquivo que têm agora um novo objecto de trabalho: o documento de arquivo electrónico. O trabalho aqui apresentado pretende analisar de que forma os arquivistas terão de adaptar o seu trabalho de modo a fazer frente a todas as mudanças verificadas. Assim, conclui-se que, a fim de assegurar uma gestão documental eficaz e eficiente, estes profissionais terão de utilizar uma nova ferramenta: o sistema de gestão de documentos de arquivo electrónicos. Na União Europeia é a especificação MoReq2 que determina as funcionalidades que um sistema deste tipo deve ter. No presente trabalho é feita uma análise das suas principais funcionalidades. Além disso, é também colocada uma questão segundo a qual se pretende aferir se esta especificação se encontra de acordo com o modelo do ciclo de vida dos documentos de arquivo, à luz da teoria das três idades, ou, pelo contrário, de acordo com o modelo do records continuum. Concluindo-se que o Moreq2 se encontra bastante mais próximo deste último modelo, quando comparado também com o anterior. Desta forma, não só é necessário ter em conta as funcionalidades que um sistema deste tipo deve incluir, como sublinhar a cooperação entre os próprios profissionais de arquivo que deverão trabalhar em conjunto com outros profissionais, com o objectivo de levar a cabo a função arquivística que têm a seu cargo.

In the last few years several changes have been observed in the documental production paradigm which has brought new challenges to archivists and records managers, and introduced a new work object: the electronic record. In this work we analyze how archivists and records managers adapt their work in order to surpass these challenges. Thus it is concluded that, in order to ensure an effective and efficient recordkeeping, these professionals must use a new tool: an electronic records management system. In the European Union, MoReq2 specification determines which functionalities this kind of systems should support. Here we present our analysis of those functionalities. Additionally, we pose the question whether MoReq2 is closer to the life cycle model, based on the theory of the three ages, or the records continuum model. The conclusion achieved is that it is closer to the last one. So it is not only necessary to contemplate and weight the functionalities that an electronic records management system should have, but also consider the archivists and record managers working together with other professionals as crucial factors, in order to achieve the archival function.