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Please use this identifier to cite or link to this item: http://hdl.handle.net/10451/491

Title: As atribuições das secretarias-gerais dos ministérios no âmbito da gestão documental
Authors: Santos, Paulo José de Oliveira
Advisor: Infante, Miguel Rui
Alberto, Paulo Farmhouse,1959-
Keywords: Arquivística
Administração pública - Portugal
Gestão de documentos
Secretarias gerais
Issue Date: 2009
Abstract: No âmbito do Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado (PRACE), as Secretarias-Gerais herdaram novas atribuições na área da gestão documental. Com a elaboração desta dissertação pretende-se demonstrar o impacto que a aplicação do PRACE teve nas Secretarias-Gerais dos Ministérios. Pode considerar-se que o PRACE ainda se encontra em fase de implementação. A legislação que o suporta tem vindo a ser publicada ao longo destes anos, destacando-se os diplomas legais que procederam à reestruturação das Secretarias-Gerais. Neste contexto, são apresentadas algumas considerações sobre as principais alterações verificadas nestes organismos. Da análise realizada, salienta-se que um dos objectivos que se pretende com a implementação do PRACE é a criação de unidades prestadoras de serviços centralizados geridas pelas Secretarias-Gerais, encontrando-se a área da gestão documental como uma das que deve ser abrangida por este modelo. Neste contexto, é apresentado o exemplo da Prestação Centralizada de Serviços desenvolvida na Secretaria-Geral do Ministério da Economia e da Inovação. Salienta-se também a importância de normalizar procedimentos, sendo um dos capítulos deste trabalho dedicado a este tema. Neste âmbito, destaca-se o papel orientador que a Direcção-Geral de Arquivos tem vindo a desenvolver, nomeadamente através da divulgação de documentos técnicos e normativos e do desenvolvimento de projectos com outras entidades, dos quais se destaca a construção de uma Macro Estrutura Funcional para a Administração Central do Estado . Outro aspecto aqui abordado diz respeito à documentação acumulada, considerando-se que este é um dos problemas cuja resolução requer uma actuação urgente. Neste enquadramento, é feita uma análise ao papel dos arquivistas nas instituições e a forma como podem contribuir para uma gestão mais eficaz da sua documentação. As atribuições das Secretarias-Gerais dos Ministérios no âmbito da Gestão Documental Por fim, é apresentado o caso prático da Secretaria-Geral do Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social. Deste modo, procura-se ilustrar a evolução deste organismo no que diz respeito às suas funções ligadas à gestão documental, bem como apresentar algumas actividades desenvolvidas nessa área.
Included in the scope of the Program for the Reorganization of the Central Administration of the State (PRACE), the General Secretariats inherited new powers in the area of document management. With this dissertation it is intended to demonstrate the impact that the application of that program had in those bodies. PRACE can still be considered as being in its implementation phase. The legislation that supports it has been published during those years, distinguishing the legal diplomas that had preceded the reorganization of the General Secretariats. In this context some observations on the main changes ascertained in these organizations are presented. From the analysis performed, it is pointed out that one of the objectives intended with the implementation of PRACE is the creation of central services provider units managed by the General Secretariat, making the area of document management one which must be included in this model. In this context the example of the Incremental Centralization of Services developed in the General Secretariat of the Ministry for the Economy and Innovation is presented. Also salient is the importance of standardizing procedures, one of this work's chapters is dedicated to this subject. In this scope, it is noted the orienting function that General Secretariat of Archives has come to develop, through the diffusion of normative and technical documents and by developing projects with other entities, from which is pointed out the construction of a Macro Functional Structure for the State Central Administration . Another aspect here boarded concerns the accumulated documentation, considering that this is one of the problems whose resolution requires urgent measures. In this framing, an analysis to the role of the archivists in the institutions and to the way they can contribute to a more efficient management of its documentation is carried out. At last, the practical case of General Secretariat of the Ministry of the Work and Social Solidarity is presented. In this way, it is intended to illustrate the evolution of this organism concerning its on functions related to documentary management, as well as presenting some of the activities developed in that area.
Description: Tese de mestrado, Ciências da Documentação e Informação, Universidade de Lisboa, Faculdade de Letras, 2009
URI: http://catalogo.ul.pt/F/?func=item-global&doc_library=ULB01&type=03&doc_number=000561547
http://hdl.handle.net/10451/491
Appears in Collections:FL - Dissertações de Mestrado

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